Tilbage til bestyrelsens side

Tilbage til startside

Beslutningsreferat fra Bestyrelsesmøde d. 10. februar 2014

Fremmødte var: Tue Goldschmieding, Majken Nielsen, Karsten Riis, Anders Dyhr Toft (referent)

  1. Konstituering og valg af formand. Tue valgtes enstemmigt til formand.
  2. Mødefrekvens: det besluttes at bestyrelsen vil mødes hver anden måned.
  3. Bestyrelsesreferater: disse vil blive udsendt i form af beslutningsreferat til alle ejerne efter hvert møde.
  4. Målsætninger for 2014. Bestyrelsen vil fortsætte arbejdet at rydde op i foreningens uformelle aftaler og særlige forhold således at alt bringes up to date.
  5. Kælderrum: der kan i det gamle fyrrum etableres 3 kælderrum - hvilket giver mulighed for omsider at kunne give Stig et kælderrum samt at flytte 2 medlemmers kælderrum fra bygningens forside til fyrrummet. Dette vil give langt bedre plads til cykler "foran" i bygningens stueetage. Eftersom der er meget lidt arbejde og udgift (max kr. 25.000) påkrævet til dette projekt og det vil skabe hurtig og synlig værdi, så besluttes det at sætte dette i værk straks. Ejerne vil blive orienteret når bestyrelsen kender timelines for projektet. Ligeledes foreligger der endnu ej noget forslag om hvilke depotrum der skal flyttes til fyrrummet.
  6. Tagsagen:

    1. Al kommunikation mellem bestyrelsen og Christine Martin varetages fremadrettet af Anders Toft - fraset hvad der skal foregå mellem advokater.
    2. Vores advokat har været syg, hvilket har resulteret i et aflyst retsmøde og dette har naturligvis trukket sagen noget ud. Nu er der gang i sagen igen og vor advokat og Christine Martins advokat er blevet enige om at Retten på Frederiksberg skal træffe endelig afgørelse om den endelige ordlyd af spørgsmålene (Skønstemaet) som Rettens udpegede Syn & Skønsmand skal tage stilling til. Frederiksberg Ret vil behandle sagen uden et retsmøde og vil derefter udpege en Syn & Skønsmand. Timelines for rettens behandling af sagen er ukendt, men bestyrelsen forventer at retten vil behandle sagen indenfor 1-2 måneder. Ejerne vil blive orienteret så snart bestyrelsen får nye oplysninger.
    3. Christine Martin har i et åbent brev stillet en række spørgsmål til ejerne. Svarene på disse spørgsmål er flg:

    1. Why only half of the roof has been renovated 7 years ago? SVAR: Dette blev besluttet af generalforsamlingen.
    2. Why did it cost 2-3 times more than it should have? SVAR: Bestyrelsen kender ikke grundlaget for denne vurdering. Der er dog intet i udbudsrunden og tilbud vi modtog såvel som projektets forløb, der indikerer, at projektet var dyrere end vi kunne forvente. Den samlede udgift var ca. 3 mio kr.
    3. Why did the Board take no appropriate corrective actions 3 years ago when the previous owner of the flat 5th floor, (Brøndsteds Allé 5), notified the Board of the water leakages? SVAR: Som det er de fleste bekendt blev dette problem allerede adresseret 2010 og 2011, herunder blev tagrenderne udskiftet. Der har efterfølgende været en del problemer med at identificere, hvad der forårsagede vandindtrængningen, men i forbindelse med det udbedringsarbejde, der blev gennemført i starten af 2013 syntes problemet at være løst. For så vidt angår lejligheden på 5. sal i nr. 5, var dette dog ikke tilfældet som det senere sagsforløb har vist. Derfor er der som bekendt blevet lagt et nyt lag tagpap på denne del af taget.
    4. Why have you not been fully informed by the Board of this issue during these past 3 years? SVAR: Der henvises blandt andet til referat fra generalforsamlingen 2011, hvor spørgsmålet blev behandlet.
  1. Why has the Board prioritised in the meantime some other heavy renovations than the roof (which is 100 years old on this side)? SVAR: Det er som bekendt ikke bestyrelsen der beslutter, hvilke renoveringsprojekter, der skal prioriteres. Dette er et anlæggende for generalforsamlingen. De beboere, der har boet i ejendommen i længere tid er bekendt med at vores ejendom er en gammel ejendom, der gennem en årrække under den oprindelige ejer ikke har været vedligeholdt som man kunne ønske. Derfor har der gennem de seneste 10 år været en række nødvendige vedligeholdelses og renoveringsprojekter. Optimalt set kunne alle disse projekter selvfølgelig være afholdt samtidig, men det giver sig selv, at den prioritering som ejerforeningen har besluttet også er udtryk for, hvad der har været økonomisk muligt.
  2. Has the Board complete freedom to take any kind of financial decisions without seeking approval of the other owners? I would suggest to add the following in the "vedtægter": "The Board is free to take any financial decision up to a limit of 50 000 DKK/year. Above this limit of 50 000 DKK/year and for the costs which have not been approved at the previous General Assembly, the Board should get approval in writing (by email or letter) from the majority of the owners in number and flat repartition. If the majority ofthe owners has not replied within 14 days to the Board, the decision of the Board is postponed to the next General Assembly. A summary of the votes should be sent to each owner at the end of the decision process. Above 100 000 DKK/year and for costs which have not been approved at the previous General Assembly, the Board needs to call the other owners for an extra-ordinary General Assembly to seek approval of its financial decisions." SVAR: Forslaget er noteret og vil indgå i det videre arbejde med revision af ejerforeningens vedtægter.

  1. Status på drøftelser med Aarsleff: der er pågående drøftelser med Aarsleff om nedslag i prisen for ikke-aftale arbejder udført af Øens VVS - plus mangler i det udførte strømpearbejde. Bestyrelsen gætter på at vi får et nedslag på kr. 50.000.
  2. Vi har en ubenyttet kassekredit. Det er tid til fornyelse, vores administrator bedes se på hvilke omkostninger der vil være ved dette (fx tinglysning af ejerpantebreve).